Google translate is a website service that provides you with a translation of the website, to the language you choose from the list. Since it is computer generated, the translation may not always be completely correct. Please note that we are not responsible for any inaccuracies.
I diarie- och ärendehanteringssystemet införs i enlighet med lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen ärenden som inkommit till Statens ämbetsverk på Åland eller som myndigheten själv har inlett inklusive ärendets behandlingsskeden. Systemet används också som hjälpmedel för övervakning av intressebevakarnas verksamhet. I fråga om utlämnande av registeruppgifter tillämpas 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Diarie- och ärendehanteringssystem
Personuppgifter behandlas för att upprätthålla förvaltningsdiariet vid Statens ämbetsverk på Åland och i det registreras inledda ärenden och deras behandlingsskeden. Dessutom behandlas personuppgifter för övervakning av intressebevakarnas verksamhet. Personuppgifterna i registret behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.
Personuppgifterna behandlas som en del av de lagstadgade tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland. I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, 25 §) finns bestämmelser om myndighetens skyldighet att upprätthålla ett register över ärenden som behandlas eller har behandlats hos en myndighet. I lagen om intressebevakningsfullmakt (648/2007) finns bestämmelser om övervakning av intressebevakare.
Personuppgifter förvaras i enlighet med arkivbildningsplanen varaktigt, eller 1–50 år.
Uppgifter erhålls ur de handlingar som förutsätter att uppgifterna i handlingen införs i myndighetens ärenderegister. Uppgifterna uppdateras direkt i systemet då behandlingen av ärendet framskrider.
Dessutom erhålls personuppgifter vars sökkriterium är personbeteckning ur befolkningsdatasystemet genom en applikationsförfrågan och genom ändringsdatatjänsten
Uppgifter om bestyrkande av faderskap och förmyndarskapsuppgifter överförs via it varje dag till befolkningsdatasystemet (VTJ) samt till registret över förmynderskapsärenden (Holle).
Namnändringar överförs manuellt till befolkningsdatasystemet.
Uppgifter kan efter registeransvarigas övervägande överlåtas till andra myndigheter inom de gränser som gällande lagstiftning tillåter eller förpliktigar till. Dessutom kan uppgifter överlåtas till annat specifikt syfte, om uppgifter sparats om personens tjänsteanvändning, och denna gett sitt uttryckliga samtycke till detta.
Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.
Datasystemen är skyddade genom identitetskontroll. Servrarna kan endast nås från statens interna nätverk. Personuppgifterna skyddas dessutom genom passerkontroll, användningskontroll samt anvisningar för behandling av personuppgifterna.
Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.
Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina uppgifter för att granska de uppgifter som finns om dig i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Statens ämbetsverks på Åland registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.
Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid kan Statens ämbetsverk på Åland förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.
Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska rättas och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.
Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och fullmaktsbegäran.
Merparten av tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter tas bort eller överförs till ett annat system.
Du har inte rätt att be om att dina uppgifter tas bort från registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av samma anledning har du inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgif-terna.
De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.
Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.
Landshövdingens assistent
Telefon: 018-635 270 (växel) E-post: info(a)ambetsverket.fi
Postadress: Statens ämbetsverk på Åland PB 58 22101 Mariehamn
Besöksadress: STATENS ÄMBETSHUS Torggatan 16 B, Mariehamn Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15