I rekryteringssystemet Valtiolle.fi kan arbetssökande söka lediga arbeten vid Statens ämbetsverk på Åland eller göra en öppen ansökan. Ämbetsverkets rekryterare kan granska och behandla ansökningarna via systemet.
Registrets namn
Personregister för rekryteringssystemet Valtiolle.fi
Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Behandling av sökandens ansökningar i anknytning till rekryteringsprocessen vid Statens ämbetsverk på Åland samt administration av sökandens och rekryterarens användarrättigheter.
Personuppgifterna i rekryteringssystemet behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Behandlingen av sökandens personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke.
Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret
Ansökningar vid rekrytering avlägsnas från systemet sex månader efter att processen har avslutats. Öppna ansökningar avlägsnas från systemet sex månader efter den sista registreringen. Sökandens uppgifter avlägsnas efter att de har varit oanvända i ett år. Sökanden meddelas innan uppgifterna avlägsnas.
Registrets datainnehåll
Uppgifter som gäller ansökningar:
- sökandes individuella uppgifter (namn, adress, telefonnummer, kön, övriga eventuella kontaktuppgifter)
- sökandes uppgifter i ansökan, till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet
- övriga uppgifter som sökande lämnat i ansökan såsom cv/meritförteckning,
- betyg från utbildning och studier
- arbetsintyg
- vem som rekommenderar den sökande
- övriga uppgifter för arbetssökning och villkor för fyllande av plats.
Uppgifter som gäller sökandes användarrättigheter:
- förnamn
- efternamn
- kön
- födelsetid
- adress
- postnummer
- postanstalt
- land
- landskap
- kommun
- telefon
- mobiltelefon
- e-post.
Källor som i regel används för registret
Med den registrerades samtycke kan uppgifter som behövs för arbetsansökan skaffas från andra uppgiftskällor och sparas i systemet valtiolle.fi.
Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter
Uppgifter kan endast utlämnas inom de gränser som gällande lagstiftning ålägger och tillåter eller med den personuppgiftsansvariges samtycke. Ansökningshandlingarna är offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och som läggs fram för påseende på begäran. Offentliga handlingar lämnas ut på begäran i enlighet med 13 § och 16 § i nämnda lag.
Sekretessbelagda uppgifter läggs fram för påseende och lämnas ut endast
- med den berördas samtycke
- till berörda parter eller
- med stöd av rättighet enligt lag.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.
Principer för skydd av registret
Uppgifterna i registret skyddas mot obehörigt tittande, ändringar och förstörelse. Skyddet baseras på administration av användarbehörighet, tekniskt skydd för databaser och servrar, fysiskt skydd för lokaler, passerkontroll, skydd för dataförbindelse samt säkerhetskopiering av uppgifter. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till systemet baseras på personliga användarkoder. För övervakning av verksamheten används administrativa kontroller.
Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering
Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.
Den registrerades rättigheter
Rätt till insyn
Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Statens ämbetsverks på Åland registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.
Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid kan Statens ämbetsverk på Åland förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.
Rätt att yrka på ändring av uppgift.
Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska rättas och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.
Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och fullmaktsbegäran.
Rätt till radering av uppgifter eller begränsning av behandling av uppgifter.
Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska raderas eller att behandlingen av dem ska begränsas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkten Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet ska du exakt ange de uppgifter som ditt yrkande gäller. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.
Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter
Du har inte rätt att yrka på att uppgifter ska överföras från systemet till ett annat, eftersom denna rätt enbart gäller automatisk behandling av personuppgifter. Du har inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifter, eftersom behandlingen grundar sig på ditt samtycke.
De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten
De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.
Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Landshövdingens assistent
Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi
Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn
Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15