Uppgifterna i släktutredningsregistret har använts som ärendehanteringssystem för den riksomfattande släktutredningstjänsten år 2019. I ärendehanteringssystemet har i anknytning till beställning av släktutredning införts personuppgifter om föremålet för släktutredningen och om beställaren för att tillhandahålla tjänsten.

Registrets namn

Släktutredningsregistret

Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna i släktutredningsregistret används som ärendehanteringssystem för magistraternas riksomfattande släktutredningstjänst. I registret sparas uppgifter om inkomna beställningar på släktutredningar, överföringar av beställningar och om att beställningar är klara.

Personuppgifterna i släktutredningsregistret behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifterna behandlas som en del av verkställandet av ett avtal mellan den registrerade och den per-sonuppgiftsansvarige (i detta fall beställning av släktutredning).

Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret

Uppgifterna i registret sparas så länge myndighetens eget behov av dem kräver, dock högst två år.

Registrets datainnehåll

I registret sparas:

• Efternamn
• förnamn
• födelsedatum
• beställarens namn
• beställningens ankomstdatum
• överföring av beställningen
• uppgift om att beställningen är klar/har avbrutits
• leveranssätt för släktutredningen
• person som gjort upp släktutredningen och personens enhet samt uppgifter om handläggningen av beställningen.

Källor som i regel används för registret

Blanketten för beställning på släktutredning, Befolkningsdatasystemet, magistraternas personförteckningar och familjetidningar.

Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter

Uppgifterna överlåts inte regelmässigt till andra instanser.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

Principer för skydd av registret

Datasystemen är skyddade genom identitetskontroll. Servrarna kan endast nås från statens interna nätverk. Personuppgifterna skyddas dessutom genom passerkontroll, användningskontroll samt anvisningar för behandling av personuppgifterna.

Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Statens ämbetsverks på Åland registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid kan Statens ämbetsverk på Åland förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska rättas och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och fullmaktsbegäran.

Rätt till radering av uppgifter eller begränsning av behandling av uppgifter

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska raderas eller att behandlingen av dem ska begränsas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkten Personuppgiftsansvarig och kontakt-person). I yrkandet ska du exakt ange de uppgifter som ditt yrkande gäller. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

Du har inte rätt att yrka på att uppgifter ska överföras från systemet till ett annat, eftersom denna rätt enbart grundar sig på automatisk behandling av personuppgifter. Du har inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifter, eftersom behandlingen grundar sig på ett avtal mellan den som registrerats i detta register och den registeransvarige.

De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.

 

Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Landshövdingens assistent

Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi

Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn

Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15