I Vakava kassasystem behandlas personuppgifter för skötseln av penningrörelsen och bokföringen samt kundfaktureringen vid Statens ämbetsverk på Åland.
Registrets namn
Vakava-kassasystem
Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Uppgifterna behandlas för skötseln av penningrörelsen och bokföringen samt uppföljningen av försäljningsstatistiken vid Statens ämbetsverk på Åland.
Personuppgifterna i kassasystemet behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifterna behandlas som en del av de lagstadgade tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland.
Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret
Personuppgifter förvaras i enlighet med arkivbildningsplanen 1, 6 eller 10 år.
Registrets datainnehåll
I registret sparas:
- Kundnummer
- Kundgrupp
- Kundens namn
- Kontaktuppgifter
- Uppgift om försäljningsförbud
Utöver nämnda uppgifter består informationsinnehållet av:
- Händelser på kontoutdrag och referensöverföringar
- Försäljningsstatistik
- Bokföringsuppgifter
Källor som i regel används för registret
Uppgifter fås i samband med fakturabildning från privata medborgare, företag och sammanslutningar.
Kassahändelser: kvitton, fakturor, remisser samt kontoutdrag och referensöverföringar som hämtas från banker
Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter
Uppgifterna i registret är offentliga, med undantag för magistratens bankförbindelseuppgifter som sparats i datasystemet och kundernas betalkortsinformation. Tillstånd att överlåta uppgifter via en teknisk användningsförbindelse kan beviljas en statlig eller kommunal myndighet, sammanslutning eller näringsidkare som i sin verksamhet behöver registrets uppgifter för godtagbart ändamål.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.
Principer för skydd av registret
Datasystemen är skyddade genom identitetskontroll. Servrarna kan endast nås från statens interna nätverk. Personuppgifterna skyddas dessutom genom passerkontroll, användningskontroll samt anvisningar för behandling av personuppgifterna.
Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering
Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.
Den registrerades rättigheter
Rätt till insyn
Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Statens ämbetsverks på Åland registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.
Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid kan Statens ämbetsverk på Åland förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.
Rätt att yrka på ändring av uppgift
Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska rättas och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.
Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och fullmaktsbegäran.
Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter
Merparten av tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter tas bort eller överförs till ett annat system.
Du har inte rätt att be om att dina uppgifter tas bort från registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av samma anledning har du inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifterna.
De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten
De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.
Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Landshövdingens assistent
Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi
Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn
Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15