Dataskyddsbeskrivning för registret över ärenden som gäller samboförhållanden

Statens ämbetsverk på Åland för ett register över ärenden som gäller samboförhållanden, i vilket införs uppgifter ur åtskiljandehandlingar och avtal eller andra handlingar om gottgörelse enligt lagen om upplösning av sambors gemensamma hushåll. Syftet med registret är att sätta rättsverkningarna av handlingarna i kraft och offentliggöra uppgifterna.

I fråga om utlämnande av registeruppgifter tillämpas 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Var och en har dock rätt att få en kopia eller en utskrift av de uppgifter om en viss person som införts i registret.

Registrets namn

Register över ärenden som gäller samboförhållanden

Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Syftet med registret över ärenden som gäller samboförhållanden är att sätta i kraft rättsverkningarna av handlingarna och offentliggöra uppgifterna.

I registret över ärenden som gäller samboförhållanden sparas handlingar som avses i lagen om upplösning av sambors gemensamma hushåll, 11 §. 1) åtskiljandehandling för egendom 2) avtal eller annan handling som gäller gottgörelse.

Personuppgifterna i registret över ärenden som gäller samboförhållanden behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifterna behandlas som en del av de lagstadgade tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland. Bestämmelser om registret över ärenden som gäller samboförhållanden finns i lagen om vissa personregister vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistretnregistret

Uppgifter i registret förvaras i regel varaktigt (lagen om vissa personregister vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata)

Registrets datainnehåll

I registret lagras:

  1. sambornas namn och personbeteckning eller födelsetid om personbeteckning saknas
  2. sambornas hemkommun eller boendestater
  3. typ av handling och datum
  4. datum för mottagande av anmälan samt
  5. namn på verksamhetsstället inom Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller Statens ämbetsverk på Åland, registreringsdatum för handlingen och ärendets identifikationsuppgifter.

Dessutom sparas i registret uppgifter från befolkningsdataregistret om sambons namnändring.

Källor som i regel används för registret

Uppgifter fås utifrån lagstadgad anmälningsmöjlighet från enskilda medborgare. Anmälan till registret för ärenden som gäller samboförhållanden kan göras av sambon eller den förlovade. I fråga om åtskiljandehandlingen för egendom kan arvingar lämna in anmälan.

I befolkningsdatasystemet finns uppgifter om ändring av en sambos namn.

Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter

Uppgifterna i registret är offentliga. För närvarande utlämnas i regel inte uppgifter. Tillstånd att överlåta uppgifter via en teknisk användningsförbindelse kan beviljas statlig eller kommunal myndighet, sammanslutning eller näringsidkare som i sin verksamhet behöver registrets uppgifter för godtagbart ändamål.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

Principer för skydd av registret

Datasystemen är skyddade genom identitetskontroll. Servrarna kan endast nås från statens interna nätverk. Personuppgifterna skyddas dessutom genom passerkontroll, användningskontroll samt anvisningar för behandlingen av personuppgifterna.

Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Statens ämbetsverks på Åland registra-torskontor. Var beredd att bevisa din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid kan Statens ämbetsverk på Åland förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska rättas och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och full-maktsbegäran.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

Merparten av tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter tas bort eller överförs till ett annat system.

Du har inte rätt att be om att dina uppgifter tas bort från registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av samma anledning har du inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifterna.

De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå. 

 

Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Landshövdingens assistent

Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi

Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn

Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15