Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet

Uppgifterna i Befolkningsdatasystemet används för att stöda samhällets funktioner och informationsförsörjningen. Verksamheten kring informationstjänster grundar sig på lag. Befolkningsdatasystemet effektiviserar avsevärt den offentliga sektorn i och med att myndigheterna inte behöver samla in samma uppgifter på var sitt håll eller fortlöpande underhålla grundläggande befolkningsdata i egna register.

Det är i första hand den offentliga sektorn som underhåller och använder befolkningsdatasystemet, men systemet kan användas för hela samhällets bästa – inklusive för företags och andra privata aktörers behov. Uppgifterna i befolkningsdatasystemet kan bland annat användas för att hålla kundregister aktuella och rikta in marknadsföring på lämpliga målgrupper.

Kraven på integritetsskydd, skydd av personuppgifter, informationssäkerhet, god informationsbehandling och god informationsförvaltningssed ska iakttas i all behandling av uppgifterna i befolkningsdatasystemet. Befolkningsdatasystemet och certifikattjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt Statens ämbetsverk på Åland regleras i lagen.

Kraven på dataskydd och informationssäkerhet gäller alltid när uppgifter lämnas ut och behandlas.

I regel krävs datatillstånd av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för att uppgifter i befolkningsdatasystemet ska få lämnas ut. Då den prövar ett datatillstånd utreder Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata noggrant hur den som tar emot uppgifterna avser använda och skydda dem samt hur informationssäkerheten tillgodoses. Myndigheten övervakar även hur de uppgifter som lämnats ut används.

Organisationer som uppdaterar adressinformation i befolkningsdatasystemet

Aktörerna nedan beaktar åtminstone permanenta hemadresser och ändringar av dessa då de uppdaterar sina klientregister. Tillfälliga hemadresser och separata postadresser registrerade i befolkningsdatasystemet är att rekommendera. I sista hand är det varje organisation som bestämmer vilka adresser de använder.

Ett förbud avseende uppdatering av kundregister innebär att uppgifter inte lämnas ut till aktörerna nedan i uppdateringssyfte. Trots ett sådant förbud kan uppgifterna i ett kundregister uppdateras om man har rätt att göra det enligt lag. Trots ett förbud mot uppdatering av kundregister kan uppgifter med stöd av lagstiftningen lämnas ut till myndigheter, läroanstalter, banker, försäkringsbolag och indrivning.

Myndigheter

En del av arbetslöshetskassorna
Finlands viltcentral
Församlingarna
Försvarsförvaltningen
FPA
Institutet för hälsa och välfärd
Jord- och skogsbruksministeriet (Fiskeavgiftsregister)
Justitieförvaltningen
Keva
Kommunerna
Lantmäteriverket
Migrationsverket
Miljöförvaltningen
NTM-centralerna
Patent- och registerstyrelsen
Pensionsskyddscentralen
Polisstyrelsen
Regionförvaltningsverken
Skatteförvaltningen
Statistikcentralen
Statskontoret
Studentexamensnämnden
Transport- och kommunikationsverket Traficom
Tull

Företag och sammanslutningar

Aktia Henkivakuutus Oy
Aktia Pankki Oy
Alexandria Pankkiiriliike Oy
Aller Media Oy
American Express Europe, S.A. (Suomen sivuliike).
Ammattiliitto PRO
Applus Finland, Applus Iteuve Technology, S..L. sivuliike Suomessa
Ateljé Margaretha Ab
Aurum Contactor Ltd Oy
Autokeskus Oy
Avarda Oy
Bank Norwegian AS
Bisnode Finland Oy (Soliditet)
Bonnier AB
BRANG Oy
Camimax Oy
Oy Carlson
CIL Suomi Oy (Valitut Palat)
Collector Credit Ab, filial i Finland
Compass Card Ab Oy
Consortio Fashion Group AB
Danske Bank A/S
Debtia Oy
DFC Nordic Oy
Digifundus Oy
DNA Oyj
Elite Varainhoito Oyj
Ellos Finland Oy
Fenno Optiikka Oy
Ferratum Finland Oy
Fim Oyj
Financial Insurance Company Limited, Suomen sivuliike
Finnair Oyj
Folksam Vahinkovakuutus Oy
Gothia Oy
Handelsbanken Rahoitus Oyj
Holiday Club Resorts Oy
IF Vahinkovakuutusyhtiö Oyj, Suomen sivuliike
Ikano Bank AB, Suomen sivuliike
Intrum Justitia Oy
ITH-International Trading House AB
Kaiko Oy:n Eläkesäätiö
KappAhl Ab
Kemijoki Oy:n Eläkesäätiö
Kempeleen Näkösoppi
Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia
Kirkkopalvelut ry (eläkeasiarekisteri)
Klingel Suomi, Mail Order Finance GmbH, Suomen sivuliike
Kustannusosakeyhtiö Kotimaa Oy
Kuurojen Liitto ry
Laukaan Optikko Oy
Lieksan Silmälasi OptiNeVa
Lindex Oy
Lowell Suomi Oy
LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö
LänsiAuto Oy
Länsi-Uudenmaan Optiikka Oy
Mandatum Life Palvelut Oy
Marimekko Oyj
M. Broman Ab Oy
Mehiläinen Oy
MobilePay Finland Oy
Monobank ASA
MTV Oy
MySafety Oy
My Travel Northern Europe Ab
NaturaMed Pharma AS
Neste Markkinointi Oy
Nets Oy
Nilson Group Ab
Nordea Bank Oyj
Nordnet Bank AB, Suomen sivuliike
Näköduo Oy
Synskadades förbund rf
OK-Perintä Oy
Oma Säästöpankki Oyj
OP-Keskus osk
OPK Perintä Oy
Optikko Kaakinen Oy
Optoys Oy
Otavamedia Oy
Outokummun Optiikka Oy
Plan International Suomi
Plantagen Sverige Ab
POP Pankkiliitto osk
Porasto Oy
Posti Oyj (osoitetietojärjestelmä)
PRA Suomi Oy
Resurs Bank Ab, Suomen sivuliike
R-Optiikka Oy
Sana Pharma As
Sanoma Media Finland Oy (pl.Helsingin Sanomat)
Santander Consumer Finance Oy
SEB Kort Bank Ab, Helsingin sivuliike
Sergel Oy
SF-Caravan ry
SOK (S-ryhmä, S-pankki)
Specsavers Finland Oy
Sp-Henkivakuutus Oy
St1 Finance Oy
Stockmann Oyj
Stora Enso Oyj
Suomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK ry (eläkeasiarekisteri)
Suomen Asiakastieto Oy
Suomen Hypoteekkiyhdistys
Suomen Hypoteekkiyhdistyksen Eläkesäätiö s.r.
Suomen Merimieskirkko ry (eläkeasiarekisteri)
Suomen Pelastusarmeijan säätiö ry
Suomen Punainen Risti
Suomen Riistakeskus
Suomen Sosialidemokraattinen Puolue SDP
Suomen Syöpäyhdistys - Cancerföreningen i Finland ry (eläkeasiarekisteri)
Suomen Viherpeukalot Oy Ab
Svea Perintä Oy
Svenska Handelsbanken
Säästöpankkiliitto (Säästöpankit)
Tact Finance Oyj
Tallink Silja Oy
Tapiolan Silmälasimarket Oy
Tehy ry
TF Bank AB, Suomen sivuliike
Toyota Tsusho Nordic Oy
TUI Oy
United Bankers
UPM Kymmene
Uusi-Optiikka A. Pietilä Oy
Veho Group Oy
Veikkaus Oy
Veikkaus / Casino Ray
Veljekset Halonen Oy
Viestilehdet Oy
Volvo Car Finland Oy
Vuokraturva Oy
VV-Auto Group Oy
YIT Rakennus Oy
Yves Rocher Finlande Oy
Åhlens
Ålandsbanken Oyj
Ålands Penningautomatförening PAF

För vilka ändamål används dina uppgifter?

Uppgifter i befolkningsdatasystemet kan bara lämnas ut om de lagstadgade förutsättningarna för utlämning uppfylls. Du kan förbjuda att dina uppgifter lämnas ut för vissa användningsändamål. När det gäller uppgifter som en myndighet behöver för att sköta sina uppgifter är det dock inte möjligt. Informationen i befolkningsdatasystemet kan användas då du sköter olika slags ärenden, till exempel öppnar ett mobilabonnemang eller ansöker om kredit.
De uppgifter som lämnas ut ur befolkningsdatasystemet ska vara nödvändiga för det ändamål de lämnas ut för. Dina uppgifter får inte lämnas ut om det kan misstänkas kränka skyddet för privatlivet eller skyddet för personuppgifter, kränka dina intressen eller rättigheter eller äventyra statens säkerhet. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata tar ut de avgifter som föreskrivs i lagen om grunderna för avgifter till staten då den lämnar ut uppgifter.
Uppgifter i befolkningsdatasystemet kan lämnas ut för följande ändamål:
Skötsel av myndighetsuppgifter
Uppgifter kan lämnas ut för domstols- och förvaltningsförfarande, för myndigheternas planerings- och utredningsuppdrag och för andra motsvarande myndighetsuppgifter
Historisk och vetenskaplig forskning samt framställning av statistik
Finansierings- och försäkringsverksamhet samt annan motsvarande verksamhet
Kreditinformationsverksamhet
Indrivningsverksamhet
Uppdatering av kundregister
Ur befolkningsdatasystemet får uppgifter om den registrerade lämnas ut för att uppdatera, kontrollera och rätta uppgifter i kund- eller marknadsföringsregister eller motsvarande register. Den registrerade kan förbjuda detta slag av utlämning genom ett förbud mot uppdatering av kundregister.
Trots ett förbud mot uppdatering av kundregister kan uppgifterna uppdateras i ett kundregister om man har rätt att göra det enligt lag. Trots ett förbud mot uppdatering av kundregister kan uppgifter med stöd av lagstiftningen lämnas ut till myndigheter, läroanstalter, banker, försäkringsbolag, indrivning och Veikkaus Ab.
Marknadsföring
Namn och adress kan lämnas ut för direktreklam och annan direktmarknadsföring, opinions- och marknadsundersökningar och liknande ändamål. Du kan förbjuda att dina uppgifter lämnas ut för direktmarknadsföring genom att meddela ett förbud mot direktmarknadsföring.
Då det är fråga om direktmarknadsföring lämnas namn- och adressuppgifter aldrig ut till det företag som bedriver direktmarknadsföringen, utan direktmarknadsföringsmaterialet postas av ett utskrifts-/postningsföretag som godkänts av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och som har åtagit sig att bortskaffa materialet efter att det använts.
Telefonnummer registreras inte i befolkningsdatasystemet, men företag kan använda uppgifterna i befolkningsdatasystemet för att hitta lämpliga målgrupper i företagets egna register för telefon- och e-postmarknadsföring eller för opinions- och marknadsundersökningar som genomförs per telefon. Om du vill undvika detta kan du förbjuda att dina uppgifter används för direktmarknadsföring genom att rikta förbudet direkt till företaget i fråga.
Utlämning av uppgifter för släktforskning och personmatrikel
Uppgifterna i befolkningsdatasystemet kan också användas för släktforskning och för att göra upp personmatriklar.
Du kan förbjuda att dina uppgifter lämnas ut genom att meddela förbud mot utlämning av uppgifter för personmatriklar och släktforskning.
Förbud mot personmatriklar innebär att man inte får lämna ut uppgifter exempelvis om före detta studerande vid en läroanstalt eller om vilka som har avlagt en viss examen för syftet att sammanställa en matrikel.
Adresstjänst
Enligt lagen får adressinformation lämnas ut via adresstjänster. I adresstjänsten vid Statens ämbetsverk på Åland kan du söka aktuella adresser till nästan alla som har sin vanliga vistelseort i Finland.
Du kan förbjuda att dina uppgifter lämnas ut via adresstjänster genom att meddela förbud mot utlämning av kontaktuppgifter.
Utlämning av uppgifter i annat syfte
Dina uppgifter kan lämnas ut i övriga syften med tillstånd från Statens ämbetsverk på Åland bara om den som ansöker om det har en lagbaserad rätt att behandla uppgifterna. Dina uppgifter kan till exempel kontrolleras i samband med beviljande av kredit, avfallshanterings- och elavtal, disponentverksamhet eller privata hälsovårdstjänster.

Hur behandlas uppgifter i informationstjänsterna?

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har hand om den tekniska utvecklingen och underhållet av befolkningsdatasystemet. På området informationstjänster sköter Statens ämbetsverk på Åland om kundservicen, datatillståndsprocessen och produktutvecklingen i anslutning till utlämning av uppgifter i befolkningsdatasystemet.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har lagt ut en del av databehandlingen i anslutning till befolkningsdatasystemets informationstjänster på entreprenad. I entreprenadavtalen har inga offentliga befogenheter överförts till samarbetspartnerna, utan det är alltjämt Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata som har ansvaret för de myndighetsuppgifter som rör behandling av uppgifterna i befolkningsdatasystemet.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata sköter leveranser av informationstjänster till den offentliga sektorn.
När det gäller informationstjänster för den privata sektorn väljer myndigheten med jämna mellanrum ut ett flertal samarbetspartner med uppgift att sköta massinformationstjänsterna. Samarbetspartnerna ansvarar för upprätthållandet och hanteringen av kundrelationerna och för uppföljningen av att villkoren för datatillståndet iakttas. Samarbetspartnerna som sköter informationstjänsterna i den privata sektorn finns uppräknade på myndighetens webbplats dvv.fi.
Utöver samarbetspartnerna har Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata s.k. ramtillståndshavare som med stöd av ramtillstånd kan förmedla enskilda förfrågningar till sina kunder för ett i förväg fastställt ändamål. Myndigheten sköter tillståndsprocessen och kontrollerar att uppgifterna i befolkningsdatasystemet får lämnas ut till ramtillståndshavarens kunder.

På vilka sätt lämnas uppgifter ut?

Uppgifter i befolkningsdatasystemet lämnas ut via både enskilda sökningar och massutlämning. Med massutlämning avses annan utlämning än sådan som gäller enskilda uppgifter till en tillståndshavare eller till tillståndshavarens företrädare, till exempel ett utskrivnings- eller postningsföretag. Uppdateringar av och urval i kundregister är exempel på massutlämning. Registeruppdateringar går ut på att kundens register uppdateras med uppgifter i befolkningsdatasystemet. Urval handlar om att genomföra en kampanj med direktmarknadsföring eller en marknadsundersökning. Dessutom kan uppgifter i befolkningsdatasystemet plockas ut åt aktörer i offentliga sektorn som bedriver vetenskaplig forskning.
Enskilda uppgifter lämnas ut via BDS-förfrågan och gränssnitt samt i form av utdrag. BDS-förfrågan är en direktförfrågningstjänst. De som har behörighet till tjänsten kan göra förfrågningar i befolkningsdatasystemet med en webbläsare och få uppgifterna i realtid som svar. BDS-gränssnittet är en automatisk sökanslutning mellan befolkningsdatasystemet och en tillståndshavares register. Kundens program använder gränssnittet för att hämta uppgifter ur befolkningsdatasystemet, till exempel baserat på personnummer.
Dessutom framställs BDS-statistik och analyser av uppgifterna i befolkningsdatasystemet för olika kunders behov. Syftet med analyserna är att hitta lämpliga målgrupper för marknadsföringsändamål. Variabler i befolkningsdatasystemet kan användas för att klassificera personerna i kundens register i olika statistiska grupper. Variablerna kan exempel också användas för att uppskatta sannolikheten för att personerna i kundens register hör till en viss grupp. Även när det gäller analysprodukter är det viktigt att skyddet av personuppgifterna eller privatlivet aldrig äventyras.

Mer information om utlämning och annan behandling av uppgifter finns i dataskyddsbeskrivningarna.

Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Landshövdingens assistent

Telefon: 018-635 270 (växel)

E-post: info(a)ambetsverket.fi

Postadress:

Statens ämbetsverk på Åland

PB 58

22101 Mariehamn

Besöksadress:

STATENS ÄMBETSHUS

Torggatan 16 B, Mariehamn

Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15