När data i befolkningsdatasystemet lämnas ut via en teknisk anslutning (BDS-förfrågan, BDS-gränssnitt, BDS-underhåll) registreras detta i ett loggregister. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har hand om loggregistret och ansvarar för registerdata som lämnas ut till andra. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata förvarar loggdata över sökningar i befolkningsdatasystemet i fem år. Loggdatan kan användas för att utreda vem som har bett om vems uppgifter och vilka uppgifter som har sökts, och när detta har hänt.
Rätten att kontrollera egna uppgifter omfattar inte loggdata
Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter som finns registrerade om dig i befolkningsdatasystemet. Utan särskild anledning har du dock inte rätt att få veta vem som har sökt uppgifter om dig i registret via en teknisk anslutning. Loggdata omfattas med andra ord inte av rätten att kontrollera egna uppgifter.
Särskild anledning eller misstanke om missbruk
Om du har anledning att misstänka att någon har granskat dina uppgifter i befolkningsdatasystemet utan laglig grund kan du ha rätt att inleda en loggranskningsprocess genom att skicka en skriftlig begäran om loggranskning till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Efter detta inhämtar myndigheten de redogörelser den anser nödvändiga av de organisationer där eventuella sådana sökningar har gjorts. Av denna anledning ber vi att få begäran om loggranskning med sådan formulering att den kan sändas vidare till organisationen i fråga utan bearbetning. Organisationen utreder sedan om sökningar har gjorts och för vilka ändamål.
Därefter bestämmer Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata vilka vidare åtgärder som eventuellt ska vidtas och om du har rätt att få loggdata baserat på partsställning.
Gör så här om du har grundad anledning att misstänka att någon har tittat på dina uppgifter i befolkningsdatasystemet utan lagbaserad orsak
Formulera begäran om loggranskning fritt men kom ihåg att ange följande:
- tidsintervallet för vilket du ber att registersökningar utreds (högst 5 år)
- en detaljerad motivering för granskningen (grundad anledning)
- vilka personer dina misstankar gäller
- organisationerna eller verksamhetsställena där dessa personer arbetar
- din egen uppfattning om huruvida kriterierna för partsställning enligt vad som avses i 11 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) uppfylls (dvs. om du har haft ett ärende under behandling i den misstänkta organisationen)
- din kontaktinformation och ditt personnummer
Vi ber dig ange tidsintervallet för din förfrågan om loggdata så exakt som möjligt. Exakta tidsramar gör utredningsarbetet snabbare.
Om du vet att uppgifter i befolkningsdatasystemet har använts med lagliga grunder under samma tidsintervall som din begäran om loggdata gäller bör du gärna utesluta denna användning från begäran. Ange i så fall vilken organisation det är fråga om och tidsintervallet som är uteslutet från det misstänkta missbruket. Exempel: om du själv har använt den ifrågavarande myndighetens e-tjänst och loggat in i den via e-identifiering, varvid tjänsten har använt dina uppgifter i befolkningsdatasystemet.
Underteckna begäran och skicka den till Statens ämbetsverk på Åland. Även begäranden som skickas per e-post bör undertecknas.
Mer information om utlämning och annan behandling av uppgifter finns i dataskyddsbeskrivningarna.
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Landshövdingens assistent
Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi
Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn
Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15